“Mensen die denken dat tijd geld is, bemerken meestal pas op hun sterfbed dat hun tijd op is maar hun geld nog niet.” ― Alexander Pola

Heb jij ook altijd het gevoel gehad dat de tijd door je vingers glipte, zelfs te midden van de verwachtingen van het pensioen of in de drukte van je dagelijkse leven? Ik herinner me nog levendig hoe ik uitkeek naar mijn pensioen, vol verwachting van de zee van tijd die voor me lag. Maar ironisch genoeg lijkt het erop dat mijn agenda nu nog voller is dan ooit tevoren. Tijd is kostbaarder dan ooit, en het besef daarvan heeft me doen nadenken over hoe we meer kunnen doen in minder tijd.

Gelukkig zijn er strategieën die je kunt toepassen om je productiviteit te verhogen. Hier zijn de eerste zeven tips die je kunnen helpen om je tijd optimaal te benutten. Niet per se om meer te doen, maar wel om wat tijd over te houden voor wat echt telt in het leven.

1. Maar een planning en stel prioriteiten

Het lijkt misschien tegenstrijdig als je weinig tijd hebt om ook nog eens eerst een kwartier te gaan zitten plannen. Maar als je dat niet doet, verlies je veel tijd en energie aan nutteloos over en weer hoppen van het ene brandje naar het andere. Stel je voor dat je, dankzij een doordachte planning, ontdekt dat het werk dat je doet voor de ene taak eigenlijk ook de sleutel is tot succes bij een andere taak. Door de juiste volgorde te hanteren, kun je synergie creëren tussen taken en ze efficiënter afhandelen. Deze prioritering voorkomt dat je vastloopt in de veelheid van kleine taken die misschien niet essentieel zijn en waardoor je heel veel tijd verliest.

2. Vermijd multitasken

Deze tip geldt voor mannen én vrouwen. Want zelfs als je denkt dat je meerdere zaken tegelijk kan doen, is dat eigenlijk een illusie. In plaats van te multitasken, zit je eigenlijk voortdurend van de ene naar de andere taak te switchen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat studies hebben aangetoond dat multitasken je productiviteit juist vermindert. Als je je op één enkele taak concentreert maak je minder fouten en verhoog je de kwaliteit van je werk. De betere focus zorgt er ook voor dat je sneller werkt.

3. Pauzeer regelmatig of gebuik de Pomodoro-techniek

Vernoemd naar de tomatenvormige keukenwekker die door de bedenker werd gebruikt, houdt deze Pomodoro-techniek in dat je 25 minuten intensief aan een taak werkt en daarna een pauze van 5 minuten neemt. Deze korte, gefocuste werkperiodes kunnen je helpen om afleiding te vermijden en je energieniveau hoog te houden. Pauzeren is niet alleen een welverdiende adempauze, maar het stelt je ook in staat om fris en alert te blijven, waardoor je productiviteit gedurende de dag toeneemt.

4. Minimaliseer afleiding

Om zo geconcentreerd te kunnen werken is het natuurlijk belangrijk om niet afgeleid te worden. Leidt een radio op de achtergrond je af, zet hem dan uit. Maar vooral: zet je gsm en alle digitale afleidingen op uit. Elke melding vereist dat je aandacht én dus ook tijd verliest. Zorg daarom ook voor een rustige werkplek zodat je niet gestoord wordt, of informeer anderen dat je aan het werk bent.

5. Leer ‘Nee’ te zeggen

Het is gemakkelijk om overweldigd te raken als je probeert iedereen te plezieren. Door te leren je grenzen te stellen en ‘nee’ te zeggen tegen taken of verplichtingen die niet in lijn zijn met je doelen of prioriteiten, zorg je voor je eigen welzijn en productiviteit. Als je een prioriteitenlijstje hebt gemaakt, kan je daar ook gemakkelijk naar verwijzen om je ‘nee’ te kaderen.

6. Maak gebruik van technologie

Er zijn veel digitale hulpmiddelen die ontworpen zijn om je productiviteit te verhogen. Apps zoals Trello helpen je bij het beheren van projecten, Todoist helpt je bij het bijhouden van takenlijsten, en Google Calendar kan je helpen bij het beheren van je tijd. Kies de tools die het beste bij je passen en integreer ze in je dagelijkse routine. Bedenk echter dat technologie een hulpmiddel is, geen doel op zich. Het is de kunst om de juiste balans te vinden, zodat technologie je productiviteit daadwerkelijk verbetert zonder je te overweldigen.

7. Voorzie regelmatige reflectiemomenten

Periodieke zelfevaluatie kan je helpen om je aanpak te verfijnen en eventuele obstakels te identificeren. Dus als als je ’t razend druk hebt, kun je best af en toe stil staan bij wat wel en niet werkt zodat je je strategieën kan aanpassen en je productiviteit optimaliseren. Zo voorkom je dat je als een kip zonder kop van het ene brandje naar het andere holt.

Ten slotte:

Uit deze tips blijkt dat je sneller werken eigenlijk een goed evenwicht is tussen plannen en reflecteren enerzijds en geconcentreerd werken anderzijds. Snelheid bekom je dus door ook af en toe te vertragen en te pauzeren of zoals het Franse gezegde luidt: ‘reculer pour mieux sauter’: ’terugtrekken om beter te springen’. Neem daarom ook aan het einde van elke week of maand de tijd om terug te kijken op je prestaties. Vraag jezelf af wat goed ging, wat beter kon en welke veranderingen je kunt aanbrengen om de volgende periode nog productiever te maken. Als je bewust kiest waar je je tijd en je energie aan besteedt, kun je tijd overhouden voor de leuke zaken in je leven.

Volgende week brengen we in deel 2 nog extra tips. Heb jij ondertussen nog tips om meer te doen in minder tijd? Deel ze hieronder…